Das Kopieren durch private Unternehmen ist – unabhängig davon, dass es vielerorts praktiziert wird – in vielen Fällen schlicht unzulässig. Diese Auffassung bestätigte nun auch das VG Hannover (vg. 28.11.2013 – 10 A 5342/11) in einem Verfahren, in ein Automobillogistikunternehmen gegen eine Untersagungs- und Löschungsandordnung des Landesdatenschutzbeauftragten von Niedersachsen geklagt hatte. Für Datenschutzbeauftragte und solche, die sich beruflich mit der Thematik beschäftigen nicht verwunderlich.
Zunächst einmal dürfte das Kopieren oder Scannen des Personalausweises in den wenigsten Fällen überhaupt erforderlich sein. Ein Notieren des Namens und der Anschrift, verbunden mit dem Vermerk “Original hat vorgelegen” dürfte für die meisten Zwecke ausreichend sein. Zum Teil gibt es jedoch spezielle gesetzliche Erlaubnistatbestände, die das Kopieren erlauben (z.B. § 8 Geldwäschegesetz), weswegen Kreditinstitute dies in vielen Fällen weiterhin rechtmäßig verlangen können.
Aus der Gesetzesbegründung (Bundestags-Drucksache 16/10489) zu § 14 Personalausweisgesetz folgt aber eindeutig, dass in den meisten Fällen das Anfertigen von Kopien des Personalausweises nicht zulässig ist. Dort heißt es:
„§ 14 stellt klar, dass die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten aus oder mithilfe des Ausweises künftig nur über die dafür vorgesehenen Wege erfolgen darf. Dies sind für nichtöffentliche und öffentliche Stellen der elektronische Identitätsnachweis und für zur hoheitlichen Identitätsfeststellung berechtigte Behörden der Abruf der elektronisch gespeicherten Daten einschließlich der biometrischen Daten. Weitere Verfahren z. B. über die optoelektronische Erfassung („scannen“) von Ausweisdaten oder den maschinenlesbaren Bereich sollen ausdrücklich ausgeschlossen werden. Die Begrifflichkeiten der Vorschrift knüpfen an die Legaldefinitionen in den §§ 2 und 3 BDSG an. Der Behördenbegriff ist in § 2 Abs. 2 legaldefiniert.“
Daher ist auch kein Spielraum mehr dafür da, das Kopieren/Scannen von Ausweisen über § 28 Abs. 1 BDSG zu rechtfertigen, da die Vorschriften des Personalausweisgesetzes hier spezieller sind.
Denkt man darüber nach, dann ist diese Regelung sogar nachvollziehbar, da der „neue“ Personalausweis auch als Authentifizierungsmethode im Onlinebereich gedacht ist, sollen darauf abgebildete Prüfziffern nicht ohne Kenntnis des Inhabers verbreitet werden können.
Da die Datenschutzaufsichtsbehörden das Kopieren – wie in obigem Verfahren – mit Bußgeldern belegen können, empfiehlt es sich auf andere Verfahren der Identitätsprüfung zurückzugreifen und/oder ggf. im Vorfeld anwaltlichen Rat zu dieser Problematik einzuholen.
